Ваш спој породице средње величине: контролни списак за планирање | бољи домови и баште

Породицно спајање је одлицан нацин да окупите породицу, иако она расте и мења се. То је прилика да прославите историју породице, недавна достигнућа и нове додатке. Било да је реч о излетишту у парку, роштиљу на плажи, окупљању у државном парку или окупљању у нечијем дому, правилно планирано окупљање привући ће и најмалоданије чланове породице за поподневно забављање на сунцу.

Ако планирате спајање породице за око 100 људи, желели бисте да започнете са планирањем отприлике шест месеци унапред како бисте могли да скупите камате и упишете неке посланике који ће вам помоћи да то разрешите. Ево контролне листе за помоћ вама и вашој породици!

Пре 6 месеци

Пре него што било какво планирање почне озбиљно, морате утврдити ко жели да присуствује поновном дружењу. Пошаљите породичну анкету путем е-маила да бисте проценили интересовање, стекли идеју о томе колико људи ће присуствовати и сазнајте који датуми и локације ће вам најбоље успети. Такође би требало да се распитате о буџету, како бисте знали колико новца су људи спремни потрошити на догађај. Покушајте да дате распон трошкова за особу тако да их људи лако разумеју. Користите мрежни алат попут Сурвеи Херо како бисте бесплатно дизајнирали једноставну анкету и поделили везу са члановима породице. Постављање интернетске анкете помоћи ће вам да организирате одговоре по доласку.

Сада је и време да се одлучи да ли ће се окупљање догодити у кући члана породице или на некој другој локацији. Породице које се одржавају у кућама често су домаћин породичног матријарха или патријарха, посебно када је бакин дом играо снажну улогу у породичној историји. Бујне божићне забаве, повремени роштиљи на празницима рада, па чак и прославе матуре могу бити предивна прилика за окупљање далеке родбине и давно изгубљених чланова породице под једним кровом. Ако вам је простор нешто ограничен, размислите о томе да направите породично окупљање "отворене куће", где би људи могли да долазе и одлазе током дана. Без обзира да ли сте домаћин поновног дружења или је бака, обавезно потражите помоћ. Укључите поуздане тетке да кувају и неке ентузијастичне рођаке да организују активности. Или, ако вам буџет дозвољава, запослите угоститеља који ће надопунити домаће оброке и задржати течност пића.

Поновно спајање породице на локацији која није дом породице породице значи да нико није одговоран за све договоре. Задаци се могу расподелити по проширеним породичним групама, олакшавајући део оптерећења планирања. Такође вам може омогућити да сместите више људи него што може дом једног човека. А, за чланове породице који путују, локација са другим рекреативним активностима може им омогућити да заједницу поново претворе у потпуни породични одмор, користећи највише долара за путовања.

5 месеци пре

Затражите помоћ и саставите се са одбором за планирање поновног спајања. Морате наћи поуздане и ентузијастичне рођаке који би могли да преузму одговорност за:

• Проналажење локације за догађај. Ако немате дружење у кући члана породице, мораћете да потражите локацију. Ваш помагач ће морати да истражи места која се баве различитим интересовањима, старосним нивоима, физичким способностима и финансијским ресурсима. Породични паркови океана или језера су идеални; постоје ствари које треба радити и на води и на копну - активности којима се деца заузимају и нуде се могућности на плажи за одрасле. Многа подручја за одмор и државни паркови имају „менаџера одредишта“ који вам може помоћи у детаљима вашег поновног окупљања. Погледајте наше препоруке за 10 сјајних места за породично окупљање како бисте потакли неке идеје.
• Израда хране за догађај. Ако планирате младунче, неко ће морати да одреди јеловник, додели посуђе и друге намирнице свакој породици. Можда ће морати да организују и додатне просторе за кување и / или роштиљање на локацији. Или, ако не планирате сами да обрађујете сву храну, ваш помоћник ће морати да пронађе угоститеља.
• Декорације, позивнице и натписи. Постављање једне особе задужене за штампани материјал помоћи ће да се осигура конзистентна тема догађаја.
• Активности и забава. Атлетски рођак могао би се бринути за одбојкашку мрежу, планирати игре за децу и осигурати да музика буде покривена. Крокети, бадминтон и одбојка су све сјајне групне активности за споља. Или замолите рођака да створи играоницу за децу и планирајте да се залипе играма на плочи и другим активностима како би деца била заузета.
• Породична историја. Састављање породичног стабла одличан је начин да своје наслеђе укључите у догађај. Такође бисте могли размотрити стварање малих породичних новина које би истакле недавне породичне догађаје, посебне чињенице и историју.
• Фотографија и / или видео. Овај догађај желите да снимите ради наследства. Размислите о постављању интернетске галерије фотографија у којој сви могу подијелити своје фотографије након догађаја или креирати рачун путем интернетске услуге фото књига на којој можете креирати фотографије о полазницима.
• Поспремити. Затражите неколико људи за овај огроман задатак!

Размислите о управљању својим волонтерима алатком попут Сигнуп Гениус, који вам омогућава да тражите волонтере и да шаљете групне поруке и подсетнике задатка, а да притом не затрпавате претинац пристигле поште.

Такође бисте требали да разговарате са својим тимом за планирање о буџету. На основу повратних информација које сте добили из иницијалне анкете утврдите свој радни буџет како бисте могли задржати трошкове.

Пре 4 месеца

Надам се да је ваш одбор радио домаћи задатак! Четири месеца пре поновног спајања породице, планирајте да испуните следеће задатке:

• Довршите датум и локацију. Сазнајте које ће погодности бити доступне: пијаћа вода, базен, роштиљи, свлачионице, затворени простор (у случају кише), столови за пикник и тако даље.
• Расправите о темама и могућем распореду.

Довршите планове за наклоност поновном окупљању и меморабилије. Било да се ради о видеу, памфлету са породичном историјом или мајицама, чланови породице желеће нечега да се сете ове велике прилике. Погледајте како сложити торбу за добродошлицу савршена породична комбинација. Затражите од члана уметничке породице да дизајнира мајицу, капу, дукс или други персонализовани комад одеће. Нека члан комисије има задатак задатка да анализира породично стабло и да прикаже оно што је потребно за приказ породичног стабла или видео записе, како бисте били спремни да упутите тај захтев чланова породице.

3 месеца пре

С обзиром на главне детаље вашег догађаја, време је да званично разгласите реч и започнете са детаљима дана.

• Пошаљите позивнице. Можете да користите интернетску услугу попут Евите да бисте добили позивнице или их послали путем е-поште или традиционалне поште. У сваком случају, требало би да уврстите следеће:

Финализирано време, локације, мапе, упутства за вожњу, трошкове и распоред догађаја.

Опција пријаве за одређене активности, ако је потребно.

Задаци за родбину која је добровољно донијела храну или друге предмете.

Захтев за фотографије и / или приче које бисте уврстили у породичну историју или видео.

Укључите РСВП датум, заједно са адресом е-поште, телефонским бројем или адресом е-поште на коју они могу да одговоре. Затражите од чланова породице да вам дају информације о смештају или доласку, ако је то потребно.

Слиједите волонтере и одредите задатке.

Закажите догађаје и активности. Осигурајте професионалце или локације за своје активности ако је потребно. На пример, резервишите софтбалл терен или унајмите водиче или инструкторе јоге. Ако ће се дружење догодити у нечијем дому, питајте родбину или локални локални центар да ли можете да позајмите било коју спортску опрему на отвореном или игре за играоницу. Размислите о томе да у играоници имате ТВ и видео или ДВД плејер, заједно са видео записима који одговарају старости, како бисте децу забављали када свима треба мало времена.

Купите предмете који ће вам бити потребни за било какве занатске активности.

Закажите и планирајте оброке.

• Направите листу свих јела која ћете јести или хране која ће вам требати.
• Доделите по једну храну сваком рођаку. Обавезно искористите њихове специјалитете за кување, попут кромпирове салате тетке Маи или пите од боровница Цоусин Линна.
• Повремени бифе вероватно је најбољи приступ за окупљање у кући, једноставно зато што омогућава људима да једу у сменама. Ово је такође идеално ако је седење ограничено.
• Ако планирате да запослите угоститеља, сада је време да их осигурате. Неки ће угоститељи једноставно управљати кухињом, осигурати пуњење шведског стола и одржавање пића тече, тако да можете уживати у забави.
• Обратите се ресторанима да бисте видели да ли ће сместити велике групе и резервишите резервације ако је то потребно.

2 месеца пре

Ствари почињу да се зближавају и забава је близу! Останите на врху ових организационих задатака и бићете у доброј форми.

• Пратите детаље о полазницима. Покрените листу оних који су потврдили своје присуство, где ће боравити и када ће стићи. Ако сте за слање позивница користили мрежни систем попут Евите-а, он ће пратити РСВП-ове. Али задржите документ са Гоогле Схеетом или Екцел-ом са свим осталим информацијама док се одговори појављују.
• Резервишите опрему за изнајмљивање, попут подијума, микрофона, столова или столица.
• Потврдите резервације ресторана и наведите последњу оцену госта.
• Обавите крајњу куповину.

Занатске залихе

Украси

Фаворити, персонализоване мајице, камере за једнократну употребу или други предмети које планирате да дате на поновном сусрету.

Наручите копије породичне историје или видео записе.

Пре месец дана

Са 30 дана до поновног окупљања, први задаци на вашој месечној листи обавеза само потврђују детаље планова које већ имате.

• Потврдите са рођацима који доносе храну или друге потрепштине.
• Потврдите места за састанке.
• Потврдите активности.
• Потврдите смештај за спавање.

Пре 2 недеље

Сада је време да се пријавите код добровољаца којима су додељени одређени задаци за потврђивање времена и коначног броја гостију.

• Оброци

По потреби контактирајте ресторане са коначним бројем гостију.

Наручите плоче, колаче или друге предмете за забаву у својој локалној трговини или пекари.

По потреби контактирајте угоститеља са коначним бројем госта.

Продавци

• Потврдите детаље са својим фотографом / видеографом
• Потврдите детаље са било којим другим пружаоцима услуга, као што су вође активности или туристички водичи

Декорације и натписи

• Купите ласт минуте украсе и залихе.
• Креирајте знакове и транспаренте.

Поспремити

• Потврдите волонтере
• Договорите се о донирању остатка хране локалном склоништу или остави са храном

2 дана пре

• Прегледајте детаље о састанцима с одборима.
• Покупите било коју опрему за изнајмљивање, попут столица, столова итд.
• Припремите коначна плаћања и савете за било које професионалце и помозите се, попут угоститеља и особља које чека. Сложите их у одвојене коверте како бисте их могли брзо подијелити током догађаја. Имајте на уму да додатне савјете можете послати касније ако је њихов учинак био изузетан. Иначе, уобичајено је напитак од 10 до 15 посто ако није укључен у наплату.

Дан раније

• Подесите и украсите.
• Иди спавај!

Пост Реунион

Након догађаја, имат ћете још неколико детаља о којима морате водити рачуна. У року од две недеље од догађаја, мораћете:

• Напишите захвалнице посебним посетиоцима, рођацима који су донирали време и новац и свим другим људима који су помогли да ваш догађај постане успешан.
• Отпремите фотографије на интернетску услугу за фотографије. Ако сте сами снимали фотографије, учитајте своје слике на веб локацију попут Схуттерфли или Снапфисх. За неколико недеља можете да делите везу са полазницима и такође их тражите да додају своје фотографије у албум који сте направили како би остали чланови породице могли да набаве копије ваших фотографија. Ако се све фотографије ставе на једно место такође би вам се омогућило да створите књигу фотографија које други могу да наруче, као и успомену на догађај.

Поклоните или дистрибуирајте остатке украса, украсе, памфлете породичне историје и тако даље.

У року од 4 недеље од догађаја, водите рачуна о следећем:

• Пратите видеографа и фотографа како бисте сазнали када ће материјали бити спремни за дистрибуцију.
• Пошаљите е-маил или масовну пошту свима који су присуствовали, резимирајући свечаности, захвалите им се што су присуствовали и рекли им где могу да купе фотографије, видео записе или било које друге пратеће ствари са вашег догађаја.